Beim Prüfen von Rechnungen geht es darum, Fehler zu finden, bevor sie bezahlt sind – und den Vorsteuerabzug nicht zu gefährden. Geprüft wird auf zwei Ebenen: formal, ob die Rechnung alle Pflichtangaben enthält, und sachlich, ob die Leistung so erbracht und berechnet wurde wie vereinbart. Dieser Artikel geht beide Ebenen Schritt für Schritt durch – einschließlich dessen, was sich mit der E-Rechnung geändert hat.
Wichtige Erkenntnisse
- Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 UStG, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Korrigieren darf nur der Aussteller.
- Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können. Ein PDF ist keine E-Rechnung.
- Die formale Prüfung lässt sich weitgehend automatisieren, die sachliche nicht – sie gehört zu der Person, die bestellt hat.
- Buchungsbelege sind seit 2025 acht Jahre aufzubewahren, Handelsbücher und Abschlüsse weiterhin zehn.
Formale Rechnungsprüfung
Die formale Prüfung stellt sicher, dass die Rechnung den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Das ist keine Formsache: Eine unvollständige Rechnung kann den Vorsteuerabzug kosten.
Überprüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG
§ 14 Abs. 4 UStG verlangt auf jeder Rechnung:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
- Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
- Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt und jede im Voraus vereinbarte Entgeltminderung
- Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung
- Gegebenenfalls die Angabe „Gutschrift" oder „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers"
Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gilt eine Erleichterung nach § 33 UStDV: Hier genügen Name und Anschrift des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz.
Kontrolle der Rechnungsnummer und des Datums
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das Rechnungsdatum ist das Ausstellungsdatum – und nicht zu verwechseln mit dem Leistungsdatum, das zusätzlich anzugeben ist. Fallen beide in verschiedene Monate, entscheidet das Leistungsdatum über die Periode.
Prüfung der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Angegeben werden muss entweder die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens – eine von beiden genügt. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und beim Reverse-Charge-Verfahren sind die USt-IdNr. beider Seiten erforderlich; die des Geschäftspartners lässt sich beim Bundeszentralamt für Steuern bestätigen.
Hinweis auf Steuerbefreiung
Ist die Leistung steuerfrei oder schuldet der Empfänger die Steuer, muss das auf der Rechnung stehen. Fehlt der Hinweis, ist unklar, warum keine Umsatzsteuer ausgewiesen ist – und die Rechnung ist formal angreifbar.
Die E-Rechnung ändert die formale Prüfung
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland strukturierte E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft empfangen können. Für den Versand gelten Übergangsfristen: Ab 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz elektronisch fakturieren, ab 2028 alle.
Entscheidend für die Prüfung ist der Formatbegriff. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF ist keine E-Rechnung, auch nicht als Anhang einer Mail. Das heißt für die Eingangsprüfung: Die formalen Angaben stehen künftig im Datensatz, nicht im Sichtbild. Wer nur das mitgelieferte Bild prüft, prüft nicht das, was steuerlich zählt.
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Prüfung stellt sicher, dass die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet wurden. Sie folgt auf die formale Prüfung und gehört zu der Person, die bestellt hat – niemand sonst kann beurteilen, ob geliefert wurde, was vereinbart war.
Abgleich mit dem Lieferschein
Zuerst wird die Rechnung mit dem Lieferschein verglichen: Stimmen Artikel, Mengen und Leistungszeitraum überein? So wird nur bezahlt, was tatsächlich geliefert wurde.
Überprüfung der erbrachten Leistungen
Danach die inhaltliche Frage: Wurde die Leistung in vereinbarter Qualität und Menge erbracht? Bei Dienstleistungen hilft ein Blick in die Leistungsnachweise oder Zeitaufschreibungen, bei Projekten der Abgleich mit dem Leistungsstand.
Kontrolle der Einzelpreise und Gesamtsumme
Einzelpreise, Rabatte und Summe werden gegen Angebot oder Rahmenvertrag geprüft. Abweichungen sind häufiger, als man denkt – besonders bei Preisanpassungen, die nie im System hinterlegt wurden.
Prüfung der Umsatzsteuer
Zuletzt der Steuerbetrag: Ist der richtige Steuersatz angewendet, passt der ausgewiesene Betrag zum Entgelt, und ist bei Reverse Charge korrekt keine Steuer ausgewiesen? Ein zu Unrecht ausgewiesener Steuerbetrag schuldet der Aussteller – abziehen darfst du ihn trotzdem nicht.
Die formale Prüfung schützt den Vorsteuerabzug. Die sachliche schützt das Geld.
Rechnungsabgleich mit Bestellung und Lieferschein
Vergleich der bestellten und gelieferten Waren
Der Dreiweg-Abgleich aus Bestellung, Lieferschein und Rechnung ist der Standard in der Eingangsrechnungsprüfung. Er deckt die häufigsten Abweichungen ab: falsche Artikel, Teillieferungen, doppelte Berechnung.
Überprüfung der Mengen und Preise
Mengen und Preise werden gegen die Bestellung geprüft. Toleranzgrenzen – etwa geringe Mengenabweichungen – lassen sich im System hinterlegen, damit nicht jede Kleinigkeit den Prozess anhält.
Kontrolle der Lieferbedingungen
Lieferzeit, Lieferort und Sondervereinbarungen gehören ebenfalls geprüft, weil daran Kosten hängen: Fracht, Verpackung, Zuschläge.
Abgleich der Zahlungsbedingungen
Zum Schluss die Zahlungsbedingungen. Zahlungsziel und Skonto müssen den vereinbarten entsprechen – und das Skontofenster sollte im Freigabeprozess nicht verstreichen.
Genehmigung und Freigabe der Rechnung
Interne Freigabeprozesse
Vor der Freigabe wird die Rechnung kontiert: Kostenstelle, Sachkonto, Buchungskreis. Damit ist auch klar, wer sachlich verantwortet. Die Freigabe erfolgt nach formaler und sachlicher Prüfung durch eine oder mehrere autorisierte Personen.
Einbindung relevanter Abteilungen
Der Ablauf lässt sich an Regeln knüpfen – etwa an Betragsgrenzen oder Abteilungen. Wichtig ist, dass Vertretungen hinterlegt sind: Der häufigste Grund für verpasste Skontofristen ist eine Freigabe, die im Urlaub liegen bleibt.
Dokumentation der Freigabe
Wer geprüft und wer freigegeben hat, gehört dokumentiert. Das ist nicht nur für die Innenrevision relevant, sondern auch für die Jahresabschlussprüfung.
Erstellung eines Freigabeprotokolls
Das Freigabeprotokoll hält den Ablauf nachvollziehbar fest. In digitalen Systemen entsteht es automatisch als Teil des Belegflusses.
Dokumentation und Archivierung
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB
Die Fristen unterscheiden sich je nach Unterlage. Buchungsbelege – und damit Rechnungen – sind seit dem 1. Januar 2025 acht statt zehn Jahre aufzubewahren; die Verkürzung durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz gilt auch für ältere Belege, deren Frist Anfang 2025 noch lief. Für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren, für empfangene und abgesandte Handelsbriefe bei sechs.
Digitale Archivierungssysteme
Digitale Archive erleichtern die Einhaltung dieser Fristen, weil sie Aufbewahrung und Löschung automatisch steuern. Mit der E-Rechnung wird das zur Pflichtübung: Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, nicht das Sichtbild.
Zugriff und Verwaltung archivierter Rechnungen
Ein durchsuchbares Archiv spart bei jeder Prüfung Zeit – Betriebsprüfung, Jahresabschluss, Due Diligence. Berechtigungen lassen sich je Rolle vergeben.
Sicherstellung der Datenintegrität
Belege müssen unverändert und vollständig bleiben. Revisionssichere Systeme protokollieren jede Änderung und sichern den Bestand regelmäßig.
Ein Ordner im Dateisystem ist kein Archiv. Ohne Unveränderbarkeit und Protokoll fehlt der Nachweis.
Umgang mit fehlerhaften Rechnungen
Identifikation und Korrektur von Formfehlern
Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 UStG oder stimmt die Anschrift nicht, muss der Aussteller korrigieren. Selbstkorrekturen durch den Empfänger sind nicht zulässig. Bis die korrigierte Rechnung vorliegt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet.
Umgang mit inhaltlichen Fehlern
Falsche Beträge oder ungenaue Leistungsbeschreibungen werden reklamiert, bevor gezahlt wird. Bei Teilbeanstandungen lohnt sich die Frage, ob der unstrittige Teil separat freigegeben werden kann, um das Skonto zu halten.
Kommunikation mit dem Lieferanten
Melde den Fehler konkret und mit Hinweis auf die fehlende Angabe. Je genauer die Reklamation, desto schneller kommt die korrigierte Rechnung zurück.
Erneute Prüfung nach Korrektur
Die korrigierte Rechnung wird erneut geprüft – vollständig, nicht nur an der beanstandeten Stelle. Das sorgt für eine saubere Buchhaltung und vermeidet Rückfragen in der Betriebsprüfung.
Einsatz von Softwarelösungen zur Rechnungsprüfung
Automatisierung der formalen Prüfung
Die formale Prüfung eignet sich gut für Automatisierung: Belegdaten werden ausgelesen, Pflichtangaben abgeglichen, Dubletten erkannt. Bei E-Rechnungen entfällt das Auslesen ganz, weil die Daten strukturiert ankommen. Das verkürzt die Durchlaufzeit und hält Skontofristen realistisch.
Integration in bestehende Buchhaltungssysteme
Passende Softwarelösungen fügen sich in das vorhandene Buchhaltungssystem ein, sodass Beleg, Freigabe und Buchung zusammenbleiben. Ohne diese Verbindung entsteht ein zweiter Datenbestand – und damit neue Fehlerquellen.
Vorteile digitaler Lösungen
- Kürzere Durchlaufzeiten und damit eingehaltene Skontofristen
- Weniger Erfassungsfehler durch strukturierte Daten
- Vollständiger Belegfluss von Eingang bis Buchung
- Nachvollziehbare Freigaben für Prüfung und Revision
- Automatische Steuerung der Aufbewahrungsfristen
Was bei der Auswahl zählt
Entscheidend sind drei Punkte: Kann das System XRechnung und ZUGFeRD verarbeiten, lässt sich der Freigabeweg mit Vertretungen abbilden, und schreibt es sauber ins Buchhaltungssystem zurück? Einen Überblick über die gängigen Werkzeuge findest du in der Finance-Tool-Datenbank.
Ein digitalisierter Prüfprozess lohnt sich selten wegen der Personalkosten – sondern weil Skontofristen wieder eingehalten werden.
Fazit
Die Rechnungsprüfung hat zwei Aufgaben: den Vorsteuerabzug sichern und verhindern, dass bezahlt wird, was nicht geliefert wurde. Die formale Ebene folgt dem Katalog des § 14 UStG und lässt sich weitgehend automatisieren – seit der E-Rechnung noch stärker als vorher. Die sachliche Ebene bleibt Handarbeit bei denen, die bestellt haben. Wer beides sauber trennt, klare Freigabewege mit Vertretungen hinterlegt und das Archiv revisionssicher führt, hat den Prozess im Griff.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter formaler Rechnungsprüfung?
Bei der formalen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob alle Pflichtangaben nach § 14 UStG auf der Rechnung stehen – etwa Rechnungsnummer, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie der nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Betrag.
Warum ist die sachliche Rechnungsprüfung wichtig?
Die sachliche Rechnungsprüfung stellt sicher, dass die abgerechneten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erbracht und korrekt berechnet wurden. Dies verhindert Fehler und doppelte Zahlungen.
Welche Schritte umfasst die Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung besteht aus mehreren Schritten: formale Prüfung, sachliche Prüfung, Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Genehmigung und Freigabe der Rechnung sowie Dokumentation und Archivierung.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der Norm EN 16931, in der Praxis XRechnung oder ZUGFeRD. Ein PDF enthält keine strukturierten Daten und gilt deshalb nicht als E-Rechnung. Empfangen können müssen deutsche Unternehmen E-Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft seit dem 1. Januar 2025.
Wie gehe ich mit fehlerhaften Rechnungen um?
Fehlerhafte Rechnungen werden reklamiert und vom Aussteller korrigiert – eine Korrektur durch den Empfänger ist nicht zulässig. Nach Erhalt der korrigierten Rechnung wird erneut vollständig geprüft.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Buchungsbelege und damit Rechnungen sind seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufzubewahren, zuvor waren es zehn. Für Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse gilt weiterhin eine Frist von zehn Jahren, für Handelsbriefe von sechs Jahren.
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Vertiefend zum Thema: KI-Automatisierung in der Finanzabteilung. Die Begriffe KI-Kontierung und Belegerkennung sind im Finance-Glossar definiert. Wenn die Eingangsrechnungen schneller kommen als die Freigaben, steht das Leistungsangebot unter Accounting as a Service.