Beim Prüfen von Rechnungen geht es darum, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Angaben korrekt sind. Es ist wichtig, dass Rechnungen sowohl formal als auch sachlich geprüft werden. In diesem Artikel zeigen wir Schritt für Schritt, wie man eine Rechnung richtig kontrolliert.
Wichtige Erkenntnisse
- Sowohl formale als auch sachliche Prüfungen sind notwendig, um die Richtigkeit einer Rechnung sicherzustellen.
- Ein Abgleich der Rechnung mit Bestellung und Lieferschein hilft, Fehler frühzeitig zu erkennen.
- Die Genehmigung und Freigabe der Rechnung sollten klar dokumentiert und protokolliert werden.
- Eine ordnungsgemäße Dokumentation und Archivierung der Rechnungen ist gesetzlich vorgeschrieben.
- Softwarelösungen können den Prozess der Rechnungsprüfung erheblich vereinfachen und automatisieren.
Formale Rechnungsprüfung
Die formale Rechnungsprüfung stellt sicher, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt sind. Eine formal korrekte Rechnung ist entscheidend für die Vorsteuerabzugsberechtigung eines Unternehmens.
Überprüfung der Pflichtangaben nach § 14 UStG
Gemäß § 14 UStG müssen bestimmte Pflichtangaben auf jeder Rechnung vorhanden sein. Dazu gehören:
- Name und Anschrift des Lieferanten
- UID-Nummer des Lieferanten
- Name und Anschrift des Empfängers
- Fortlaufende Rechnungsnummer
- Datum der Rechnungslegung
- Datum der Lieferung oder Leistung
- UID-Nummer des Empfängers (bei Gesamtbetrag über 10.000€)
- Beschreibung der Lieferung oder Leistung
- Entgelt für die Lieferung oder Leistung
- Steuersatz
- Steuerbetrag
- Hinweis auf steuerliche Behandlung
Kontrolle der Rechnungsnummer und des Datums
Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein. Das Rechnungsdatum sollte das tatsächliche Ausstellungsdatum widerspiegeln.
Prüfung der Steuernummer und Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (UID) des Lieferanten müssen korrekt und vollständig angegeben sein. Bei Rechnungen über 10.000€ ist auch die UID des Empfängers erforderlich.
Hinweis auf Steuerbefreiung
Falls der Rechnungsersteller von der Umsatzsteuer befreit ist, muss dies auf der Rechnung vermerkt sein. Ein solcher Hinweis ist besonders wichtig für die automatisierte Rechnungsprüfung, um Fehler und Compliance-Risiken zu minimieren.
Sachliche Rechnungsprüfung
Die sachliche Rechnungsprüfung stellt sicher, dass die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet wurden. Dieser Schritt erfolgt in der Regel nach der formalen Prüfung und wird oft von der Person durchgeführt, die die Bestellung aufgegeben hat. Hier sind die wichtigsten Schritte der sachlichen Rechnungsprüfung:
Abgleich mit dem Lieferschein
Zunächst wird die Rechnung mit dem Lieferschein verglichen. Dabei wird überprüft, ob die gelieferten Waren oder erbrachten Leistungen mit den Angaben auf der Rechnung übereinstimmen. Dies hilft, Fehler zu vermeiden und sicherzustellen, dass nur das bezahlt wird, was tatsächlich geliefert wurde.
Überprüfung der erbrachten Leistungen
Es wird kontrolliert, ob die Leistungen zufriedenstellend erbracht wurden. Dies kann durch eine interne Checkliste unterstützt werden, die sicherstellt, dass alle relevanten Punkte geprüft werden. Ist die Rechnung gerechtfertigt? Wurden die Leistungen in der vereinbarten Qualität und Menge erbracht?
Kontrolle der Einzelpreise und Gesamtsumme
Die Einzelpreise und die Gesamtsumme der Rechnung werden überprüft. Hierbei wird sichergestellt, dass die Preise den vereinbarten Konditionen entsprechen und keine Abweichungen vorliegen. Dies ist ein wichtiger Schritt, um finanzielle Verluste zu vermeiden.
Prüfung der Mehrwertsteuer
Abschließend wird die Mehrwertsteuer geprüft. Es wird kontrolliert, ob der ausgewiesene Steuerbetrag korrekt ist und den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Dies ist besonders wichtig, um Probleme mit dem Finanzamt zu vermeiden.
Eine gründliche sachliche Rechnungsprüfung hilft, Fehler zu minimieren und sicherzustellen, dass alle erbrachten Leistungen korrekt abgerechnet werden.
Rechnungsabgleich mit Bestellung und Lieferschein
Vergleich der bestellten und gelieferten Waren
Beim Rechnungsabgleich ist es wichtig, die bestellten Waren mit den tatsächlich gelieferten zu vergleichen. Dies stellt sicher, dass keine Fehler oder Abweichungen vorliegen.
Überprüfung der Mengen und Preise
Ein weiterer Schritt ist die Kontrolle der Mengen und Preise. Hierbei wird überprüft, ob die auf der Rechnung angegebenen Mengen und Preise mit denen der Bestellung übereinstimmen.
Kontrolle der Lieferbedingungen
Die Lieferbedingungen sollten ebenfalls genau geprüft werden. Dazu gehören Lieferzeit, Lieferort und eventuelle Sondervereinbarungen.
Abgleich der Zahlungsbedingungen
Zum Schluss erfolgt der Abgleich der Zahlungsbedingungen. Es wird sichergestellt, dass die auf der Rechnung angegebenen Zahlungsbedingungen mit den vereinbarten Bedingungen übereinstimmen.
Genehmigung und Freigabe der Rechnung
Interne Freigabeprozesse
Im Übergang zur Rechnungsfreigabe erfolgt eine Zuordnung auf Kostenstelle, Sachkonto, Rechnungs- oder Buchungskreis. Dadurch wird der jeweilige Sachkosten-Verantwortliche in den Freigabeprozess eingebunden. Die inhaltliche Rechnungsprüfung und -freigabe erfolgt nach der formellen und sachlichen Prüfung durch eine oder mehrere autorisierte Personen.
Einbindung relevanter Abteilungen
Der genaue Ablauf der Rechnungsfreigabe kann im Rechnungsprozess an bestimmte Regeln geknüpft werden, die zum Beispiel die jeweilige Abteilung oder die Höhe der Rechnung betreffen. Alle relevanten Abteilungen müssen informiert und eingebunden werden, um eine reibungslose Freigabe zu gewährleisten.
Dokumentation der Freigabe
Eine sorgfältige Dokumentation der Freigabe ist unerlässlich. Hierbei wird festgehalten, welche Personen die Rechnung geprüft und freigegeben haben. Dies dient der Nachvollziehbarkeit und Transparenz im gesamten Prozess.
Erstellung eines Freigabeprotokolls
Ein Freigabeprotokoll wird erstellt, um den gesamten Freigabeprozess zu dokumentieren. Dieses Protokoll enthält alle wichtigen Informationen und dient als Nachweis für die erfolgte Freigabe. Es ist wichtig, dass das Protokoll vollständig und korrekt geführt wird, um spätere Unklarheiten zu vermeiden.
Dokumentation und Archivierung
Gesetzliche Aufbewahrungspflichten nach § 257 HGB
Unternehmen müssen Rechnungen und andere wichtige Dokumente gemäß § 257 HGB für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Diese Fristen variieren je nach Dokumententyp, sind aber in der Regel sechs bis zehn Jahre. Es ist wichtig, diese Fristen einzuhalten, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Digitale Archivierungssysteme
Die Verwendung von digitalen Archivierungssystemen erleichtert die Einhaltung der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Ein gutes System ermöglicht die sichere und effiziente Speicherung von Dokumenten. Ein Beispiel hierfür ist die DocuWare Cloud, die eine umfassende Lösung für die digitale Archivierung bietet.
Zugriff und Verwaltung archivierter Rechnungen
Ein weiterer Vorteil digitaler Systeme ist der einfache Zugriff auf archivierte Rechnungen. Mitarbeiter können schnell und unkompliziert auf benötigte Dokumente zugreifen, was die Arbeitsabläufe erheblich beschleunigt. Zudem können Berechtigungen individuell vergeben werden, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten.
Sicherstellung der Datenintegrität
Die Integrität der Daten muss jederzeit gewährleistet sein. Dies bedeutet, dass die Dokumente unverändert und vollständig bleiben müssen. Digitale Archivierungssysteme bieten hier verschiedene Mechanismen, um die Datenintegrität sicherzustellen. Dazu gehören unter anderem regelmäßige Backups und die Verwendung von Verschlüsselungstechnologien.
Die Verwendung von Dateibanken zur elektronischen Aufbewahrung von Dokumenten, speziell von Rechnungen, ist unzureichend. Ein gutes digitales Archivierungssystem ist daher unerlässlich.
Umgang mit fehlerhaften Rechnungen
Identifikation und Korrektur von Formfehlern
Wenn bei der Rechnungsprüfung Formfehler entdeckt werden, ist es wichtig, sofort zu handeln. Fehlende Pflichtangaben nach § 14 UStG oder falsche Adressdaten müssen umgehend korrigiert werden. Der Rechnungsaussteller ist der Einzige, der berechtigt ist, die Rechnung zu ändern. Selbstkorrekturen durch den Empfänger sind nicht erlaubt.
Umgang mit inhaltlichen Fehlern
Inhaltliche Fehler, wie falsche Rechnungsbeträge oder ungenaue Leistungsbeschreibungen, müssen ebenfalls sofort gemeldet werden. Der Rechnungssteller sollte eine korrigierte Rechnung ausstellen. Es ist wichtig, dass Unklarheiten beseitigt werden, um Missverständnisse zu vermeiden.
Kommunikation mit dem Lieferanten
Eine klare und direkte Kommunikation mit dem Lieferanten ist entscheidend. Informieren Sie den Lieferanten über den Fehler und fordern Sie eine Korrektur an. Eine gute Zusammenarbeit hilft, Probleme schnell zu lösen.
Erneute Prüfung nach Korrektur
Nach Erhalt der korrigierten Rechnung sollte eine erneute Prüfung erfolgen. Stellen Sie sicher, dass alle Fehler behoben wurden und die Rechnung nun korrekt ist. Dies verhindert zukünftige Probleme mit dem Finanzamt und sorgt für eine reibungslose Buchhaltung.
Einsatz von Softwarelösungen zur Rechnungsprüfung
Automatisierung der Rechnungsprüfung
Die digitale Rechnungsprüfung erleichtert die Arbeit erheblich. Eine Software kann viele Schritte der Rechnungsprüfung übernehmen und automatisieren. Dies spart Zeit und Ressourcen. Belege werden automatisch ausgelesen und auf ihre formale Richtigkeit überprüft. Automatische Freigabeprozesse sorgen für eine reibungslose und zeiteffiziente inhaltliche Prüfung von Rechnungen.
Integration in bestehende Buchhaltungssysteme
Moderne Softwarelösungen lassen sich nahtlos in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren. Dies ermöglicht eine zentrale Verwaltung aller Rechnungen und eine bessere Übersicht über alle Belegdaten. Durch die Integration werden Fehlerquellen minimiert und die Effizienz gesteigert.
Vorteile digitaler Lösungen
Die Nutzung von Softwarelösungen zur Rechnungsprüfung bietet zahlreiche Vorteile:
- Effizientere Prozesse und kürzere Durchlaufzeiten
- Minimierung von Fehlerquellen durch automatische Auslesung der Rechnungsdaten
- Bessere Kontrollmöglichkeiten und Übersicht über alle Belegdaten
- Kostensenkung durch reduzierte Bearbeitungszeiten
- Mehr Transparenz und Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozessschritte
Beispiele für Softwarelösungen
Es gibt viele Softwarelösungen, die speziell für die Rechnungsprüfung entwickelt wurden. Einige bekannte Beispiele sind:
- Candis: Diese Software ermöglicht eine schnelle und automatisierte Prüfung von Eingangsrechnungen.
- SAP Concur: Eine umfassende Lösung für das Rechnungsmanagement, die sich leicht in bestehende Systeme integrieren lässt.
- Lexware: Bietet eine einfache und effiziente Möglichkeit zur digitalen Rechnungsprüfung und -verwaltung.
Ein digitalisierter Prozess zur Rechnungsprüfung kann helfen, Skonto-Fristen einzuhalten und somit Kosten zu sparen. Es lohnt sich, die Rechnungsprüfung möglichst zeitnah und effizient durchzuführen.
Fazit
Die Kontrolle von Rechnungen ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt und transparent ablaufen. Durch eine gründliche Prüfung können Fehler vermieden und finanzielle Verluste verhindert werden. Es ist wichtig, sowohl die formalen als auch die sachlichen Aspekte einer Rechnung zu überprüfen. Mit einer klaren Checkliste und eventuell unterstützender Software kann dieser Prozess effizienter gestaltet werden. So behält man stets den Überblick und sorgt für eine reibungslose Buchhaltung.
Häufig gestellte Fragen
Was versteht man unter formaler Rechnungsprüfung?
Bei der formalen Rechnungsprüfung wird kontrolliert, ob alle gesetzlichen Pflichtangaben auf der Rechnung vorhanden sind. Dazu gehören beispielsweise die Rechnungsnummer, das Rechnungsdatum, die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Warum ist die sachliche Rechnungsprüfung wichtig?
Die sachliche Rechnungsprüfung stellt sicher, dass die abgerechneten Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erbracht und korrekt berechnet wurden. Dies verhindert Fehler und doppelte Zahlungen.
Welche Schritte umfasst die Rechnungsprüfung?
Die Rechnungsprüfung besteht aus mehreren Schritten: formale Prüfung, sachliche Prüfung, Abgleich mit Bestellung und Lieferschein, Genehmigung und Freigabe der Rechnung sowie Dokumentation und Archivierung.
Wie gehe ich mit fehlerhaften Rechnungen um?
Fehlerhafte Rechnungen sollten identifiziert und korrigiert werden. Dazu gehört die Kommunikation mit dem Lieferanten und eine erneute Prüfung nach der Korrektur.
Welche Vorteile bieten Softwarelösungen bei der Rechnungsprüfung?
Softwarelösungen automatisieren viele Schritte der Rechnungsprüfung, was Zeit spart und Fehler minimiert. Sie lassen sich oft in bestehende Buchhaltungssysteme integrieren und bieten eine bessere Übersicht und Verwaltung.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Rechnungen müssen gemäß § 257 HGB in der Regel zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dies kann sowohl in Papierform als auch digital erfolgen.
Dieser Blog dient als Plattform, auf der ich mein Wissen teile und es GründernInnen und UnternehmerInnen erleichtere, die Herausforderungen im Bereich Finanzen, Buchhaltung und Controlling zu meistern.
